מה זה אוטומציה עסקית?

צ’אטבוטים מבוססי בינה מלאכותית מטפלים באלפי לקוחות בו-זמנית, מספקים תשובות מיידיות לשאלות של הלקוחות דרך אתר החברה, ובכך משפרים את שביעות רצונם של הלקוחות ומפחיתים באופן משמעותי את עלויות התפעול. כלים אוטומטיים כמו פלטפורמות לעיצוב ותזמון ניוזלטרים בדוא”ל ובמובייל מאפשרים יצירת קמפיינים מותאמים אישית המגיעים למיליונים תוך התאמת המסר למאפייניים של כל לקוח ולקוחה, במטרה לטפח מעורבות ולהגדיל הכנסות. ואוטומציה של שרשרת אספקה משתמשת בחיישנים ובטכנולוגיית ניתוח נתונים כדי לייעל את ניהול המלאי בזמן אמת, למנוע חסרים, לאפשר עמידה בביקושים ולמזער עודפים מיותרים.

כל אלו הן דוגמאות לאוטומציה עסקית ולאופן שבו היא משולבת בחיינו העסקיים והאישיים, והן יכולות להסביר מדוע כולם מדברים היום על אוטומציה עסקית. ובעוד שעד לפני כמה עשורים בודדים, אוטומציה זו הקנתה לעסקים יתרון תחרותי, כיום היא הכרח עבור כל עסק וחברה, בכל סדר גודל, השואפים לא רק לשרוד כי אם להישאר יעילים, חסכוניים וזמישים (Agility, הלחם בין זמינות לבין גמישות), כלומר, בעלי יכולת להסתגל במהירות לשינויים.

נושא האוטומציה הוא משמעותי מאוד, במיוחד עבור מנהלים בדרגים שונים המבקשים לייעל את התפעול, לקצץ בהוצאות ולהניע צמיחה.

יישום של אוטומציה עסקית?

התשובה של מדען המחשב ההולנדי, המתמחה באוטומציה עסקית, הפרופסור ויל ואן דר אלסט (Wil van der Aalst, 2013) לשאלה מה זה אוטומציה עסקית היא: “יישום של טכנולוגיה לביצוע משימות או תהליכים חוזרים ונשנים בעסק, המחליפים מאמץ ידני”. לחצו לתשובה המפורטת באתר onlinelibrary.wiley.com.

על פי חברת IBM אוטומציה היא “מונח המתאר שימוש ביישומים טכנולוגים המבצעים משימות חוזרות, ומאפשר לעובדים להפנות מאמציהם למשימות בעלות ערך רב יותר. זה כולל אוטומציה של תהליכים עסקיים (BPA – Business process management), אוטומציה רובוטית של תהליכים (RPA – robotic process automation) ואוטומצית בינה מלאכותית ( AI automation)”.

במהותה, אוטומציה מתייחסת לשימוש בטכנולוגיה לצורך ביצוע אוטומטי של משימות, תוך הבטחת דיוק, עקביות, יכולת התאמה ומהירות תגובה. כדי להבין לעומק את המשמעות של אוטומציה נשווה אותה לרגע למקבילתה – הביצוע הידני.

בעוד אוטומציה נשענת על טכנולוגיה חדשנית, הגישה המסורתית מסתמכת על מאמץ אנושי לביצוע מטלות ומשימות. ובעוד יש כמה יתרונות לביצוע אנושי של משימות כמו למשל, גמישות, יכולת קבלת החלטות במהלך המשימה ופיקוח אנושי ישיר על התהליך, הביצוע הידני אינו חף מחסרונות. כך למשל:

הוא גוזל זמן יקר. עובדים מבלים שעות במשימות מונוטוניות החוזרות על עצמן כמו לדוגמה הזנת נתונים או פניה אישית ללקוחות ואלו מפחיתים את הפרודוקטיביות ומאטים את הפעילות העסקית.

נוטה לטעויות. ביצועים ידניים של אנשים מועדים לטעויות אנוש. טעויות חישוב, סכנת אי ציות לתקנות, העדר עיקביות – כל אלו הן טעויות אנוש שעולולות לעלות ביוקר לארגון.

מדרגיות מוגבלת. ככל שעסקים גדלים, תהליכים ידניים הופכים ליותר ויותר קשים לביצוע ודורשים גיוס כוח אדם רב יותר מה שמוביל לעליה בהוצאות.

חוסר עקביות. אנשים אינם מכונות או מחשבים. הביצועים שלנו, בני האדם, אינם סטטיים הם משתנים בקצב, במהירות, באיכות וביכולת הדיוק. זה גורם לחוסר עקביות באיכות השירות ובתפוקה.

אם ניקח לדוגמה מערך שירות לקוחות מסורתי, הרי שעובדי התמיכה מגיבים ידנית ובאופן אישי לכל פניה ופניה. זה מוביל לזמני המתנה ארוכים ולפוטנציאל לתקשורת לקויה. וכך קורה גם בהיבט של ניהול מלאי. עובדי המחסן למשל חייבים לעקוב אחרי רמות המלאי בעצמם, לספור, לתעד קבלת מלאי ומכירת מלאי, מה שמגביר את הסיכון לחישובים שגויים ולשיבושים בשרשרת האספקה – לאי יכולת לעמוד בביקושים או להפך, להיוותרות עם סחורה עודפת.

מנגד, אוטומציה עסקים מספקת אלטרנטיבה חכמה לביצוע הידני האנושי. היא מציעה תוכנות, טכנולוגיות AI, למידת מכונה, IoT – אינטרנט של הדברים (חיישנים וחיבוריות) וטכנולוגיות רובוטיות לביצוע משימות חוזרות ונשנות במינימום התערבות אנושית ומבטיחה זרימת עבודה מוגדרת מראש, יעילות עקביות ודיוק. לאוטומציה יש שפע של יתרונות:

מהירות ויעילות. מערכות אוטומטיות יכולות לעבד כמויות אדירות של נתונים בשניות ולהשלים במהירות מטלות שייקחו לעובד הממוצע שעות או אפילו ימים לסיים בעצמו.

מזעור טעויות. אוטומציה ממוחשבת מקטינה את הסיכוי לטעויות אנוש ומבטיחה דיוק בחישובים ובנתונים.

חיסכון בעלויות. חברות ועסקים המשלבים אוטומציה יכולים לקצץ בעלויות כוח האדם ולהגדיל את ריווחיות החברה.

מדרגיות. אוטומציה עסקית מאפשרת לעסקים להתמודד עם עומסי עבודה מוגברים ועם “פיקים” מבלי לגייס עוד עובדים.

תובנות מבוססות נתונים. פתרונות אוטומציה לאיסוף וניתוח נתונים וכלים אנליטיים ממוחשבים עוזרים למנהלים בחברות ועסקים לקבל החלטות מונחות נתונים על מנת לייעל את פעילותן וכדי ליצור אסטרטגיה עסקית מושכלת.

שיפור התקשורת הארגונית. אוטומציה משפרת את זרימת העבודה, היא מקלה על יכולת העובדים לשתף פעולה, לתקשר ולעבוד בצוות והיא יוצרת סביבת עבודה מסודרת יותר.

לדוגמה, מערכות מבוססות בינה מלאכותית יוצרות מודעות פרסום במדיה בחברתית, המבוססות על ההיסטוריה והתנהגות הלקוחות, במטרה למקסם מעורבות ואת שיעורי ההמרה.

הביקוש למומחי אוטומציה עסקית נמצא במגמת עליה

כ-50% מהפעילויות העסקיות יכולות להיות אוטומטיות, מה שמניע צורך דחוף באנשי מקצוע מיומנים שיכולים לתכנן ולנהל אוטומציה עסקית. ארגונים מכל הגדלים, מסטארטאפים קטנים ועד לתאגידים רב-לאומיים, משקיעים הון בטכנולוגיות אוטומציה וזקוקים למומחים שלא רק מבינים בטכנולוגיה כי אם גם יכולים לנהל אותה כך שתתיישב עם היעדים האסטרטגיים של החברה.

הביקושים למומחי אוטומציה ניכרים במגזר הפיננסי, הלוגיסטי, בענף הבריאות, התקשורת, הפרסום, המסחר, הייצור, הקמעונאות, התעשיה, ההייטק, הביטוח ועוד. כאשר מומחי אוטומציה יכולים למלא מספר תפקידים:

• מנהלי אוטומציה – מנהלים המתכננים, מיישמים ומתחזקים מערכות אוטומטיות לשיפור הפרודוקטיביות בתחומים עסקיים ספציפיים.
• מנהלי נתונים – מנהלים המיומננים בהדמיה וניתוח של נתונים. הם מסייעים לפרש נתונים הנוצרים על ידי מערכות אוטומטיות ומאפשרים תהליכי קבלת החלטות מושכלים.
• מנהלי תהליכים – מנהלים אלו מתמקדים בזיהוי צווארי בקבוק, חוסר יעילות, בחיזוי שיבושים והם מובילים שילוב של אוטומציה בתהליכי עבודה קיימים.
• מנהלי אוטומציית שיווק – מנהלים המתמחים בכלי CRM ופלטפורמות פרסומיות ושיווקיות, המפקחים על קמפיינים מפולחים היטב ומותאמים אישית.
• מנהלי AI ו-ML – מנהלים אלו משלבים מומחיות טכנית וטכנולוגיות בבינה מלאכותית ולמידת מכונה עם מומחיות עסקית כדי ליצור מערכות חכמות המותאמות לצרכי הארגון.

לימודי מנהל עסקים – הנתיב המהיר לניהול אוטומציה עסקית

מאחר שיותר ויותר ארגונים משלבים אוטומציה עסקית, הדרישה למנהלים הבקיאים הן בניהול והן בטכנולוגיות אוטומציה גדלה. בדיוק מסיבה זו במרכז האקדמי שערי מדע ומשפט משלבים לימודי אוטומציה עסקית בלימודי תואר ראשון במנהל עסקים וכן במסלול לימודי תואר שני במנהל עסקים.

תואר במנהל עסקים במרכז האקדמי שערי מדע ומשפט מספק את הבסיס המיטבי לאנשי מקצוע השואפים להשתלב בתפקידי מפתח ולהוביל ארגונים לעבר יעילות וחדשנות:

אחד היתרונות המרכזיים בלימודי מנהל עסקים הוא פיתוח של ידע עסקי נרחב. בזכות קורסים כגון: ניהול פרויקטים, יסודות השיווק, יסודות האסטרטגיה, יזמות טכנולוגית ותוכנית עסקית, ומימון מיזמים, הסטודנטים רוכשים הבנה מקיפה על אודות תהליכים עסקיים, אסטרטגיות שיווק וניהול פיננסי, המהווים בסיס חיוני לניהול פרויקטי אוטומציה עסקית.

עקרונות ניהוליים, הנלמדים במסלולי מנהל עסקים במרכז האקדמי לשערי מדע ומשפט, מסייעים גם הם להובלה מוצלחת של יוזמות אוטומציה בארגונים. קורסים כמו קורס מבוא ליזמות מטפח חשיבה חדשנית ובלתי שגרתית המאפשרת למנהלים לזהות הזדמנויות ולגשת ליישום האוטומציה בצורה יצירתית. קורס כמו יסודות המימון מספק מיומנויות פיננסיות ואנליטיות להערכת היתכנות כלכלית של פרויקטי אוטומציה ומאפשר איזון עלויות והשקעה בטכנולוגיות בנות-קיימא. קורס ניהול והתנהגות ארגונית משפר את הבנת הדינמיקה של הצוותים והתנהגות העובדים ומאפשר שילוב חלק יותר של טכנולוגיות חדשות בארגון תוך מזעור התנגדויות ורתימת העובדים. קורס ניהול משא ומתן מצייד את המנהלים ביכולת ליצור הסכמות ושיתופי פעולה עם ספקים, עובדים, קולגות ושותפים עסקיים תוך הבטחה שפרויקט האוטומציה עולה בקנה אחד עם יעדי הארגון ותקציבו.

קורסים בתחומי המחקר, הפיתוח וניהול טכנולוגיות הנלמדים במסגרת תואר במנהל עסקים מספקים אף הם בסיס איתן להובלת יוזמות אוטומציה עסקית על ידי מיזוג כישורים אנליטיים, טכנולוגיים וניהוליים. קורסים כמו תורת ההחלטות וחקר ביצועים מקנה כלים לייעל תהליכים מורכבים וקבלת החלטות מבוססות נתונים החיוניים לזיהוי זרימת עבודה לא יעילה. קורס טכנולוגיות ביג דאטה מאפשר למנהלים לרתום מערכי נתונים גדולים לתועלת הארגון, לחשוף דפוסים ולהשתמש בנתונים לצורך חיזוי. קורס כמו מחקרי שוק מאפשר למנהלים לנתח מגמות שוק ולהבין התנהגות צרכנית, וכך להתאים את האוטומציה העסקית לצרכי הלקוח וליעדים אסטרטגיים. קורס מבוא לטכנולוגיות מידע וקורס יישומי אופיס למתקדמים מספקים ידע מעשי בכלים ופלטפורמות החיוניים להטמעת פתרונות אוטומציה ולאופטימיזציה של זרימת עבודה. קורס יסודות מערכות מידע מציג את העקרונות של תכנון, ניהול ושילוב של מערכות מידע בארגונים.

דוגמאות ליישום אוטומציה עסקית

אוטומציה עסקית בתחום השיווק:

• אוטומציה של דיוור אלקטרוני – רצפי ניוזלטרים אוטוממטיים המותאמים אישית למסעות הלקוחות ולהיסטוריית הרכישות שלהם.
• כלי ניהול קמפיינים – חלקם כבר מוטמעים במערכות ניהול הקמפיינים של גוגל, פייסבוק ואינסטגראם, טיק טוק וכו’ ומאפשרים שיווק רב-ערוצי עם מסרים מותאמים אישית.

אוטומציה עסקית בתחום המכירות:

• CRM – אוטומציית CRM לניהול קשרי לקוחות אוספת ומנתחת נתוני לקוחות, משפרת אינטראקציות עם הלקוחות ואת ביצועי המכירות.
• תזכורות אוטומטיות – עוזרות לצוותי המכירות לעקוב אחר לידים ולקוחות ומבטיחות ששום הזדמנות לא תתפספס.

אוטומציה בתחום שירות לקוחות:

• צ’טבוטים – המופעלים על ידי בינה מלאכותית מספקים תשובות מיידיות לפניות לקוחות, מפחיתים את זמני ההמתנה ומגבירים את שביעות הרצון.

אוטומציה בתחום התפעולי:

• ניהול מלאי אוטומטי – ממזער עודפי מלאי, מייעל את תהליכי ניהול המלאי (הזמנה, קבלת סחורה, תיעוד ועוד) ומפחית עלויות.
• מערכות לניהול ההיבט החשבונאי – מערכות להפקת חשבוניות וקבלות, מערכות הנהלת חשבונות וכו’ מייעלות את תהליכי הגבייה, התיעוד החשבונאי ומגבירים את דיוק הדיווח לרשויות המס.
• ניהול אדמיניסטרטיבי – מערכות לקביעה ותזמון של פגישות מפחיתות את טרדות התיאום, מערכות דיגיטליות מייתרות את הצורך בתיוק קבצים ומבטיחות גישה קלה למידע.

ועוד

כך מטמיעים אוטומציה עסקית בארגון – שלב אחרי שלב

1. זיהוי משימות החוזרות על עצמן הגוזלות זמן ומשאבים.
2. בניית תרשים זרימה מפורט למיפוי התהליך הקיים על כל שלביו.
3. יצירת ייצוג חזותי לתרשים הזרימה, זה יכול לעזור בהבנת מלוא התהליך.
4. הגדרת טריגרים ברורים שמתחילים את התהליך האוטומטי, תוך ציון ברור של התנאים להפעלתם. תיאור הפעולות הספציפיות שהאוטומציה תבצע, תוך הקפדה על התאמה לתוצאות הרצויות.
5. הטמעת האוטומציה באמצעות כלים וטכנולוגיות מתאימות, תוך הבטחת אינטגרציה חלקה עם מערכות קיימות.
6. ביצוע בדיקות מקיפות לאימות הפונקציונליות, הדיוק והאמינות של האוטומציה, תוך מתן תשומת לב לבאגים, שגיאות, חוסר דיוקים וחוסר עיקביות.
7. מעקב רציף אחר ביצועי האוטומציה. ניטור, בקרה ומעקב אחר מדדי מפתח וזיהוי אזורים הטעונים שיפור.
8. תיקון הבאגים ושיפור מתמיד בהתאם לשינויים הפנים-ארגוניים, לשינויים טכנולוגיים ולשינויים רגולטוריים.

טיפים, כלים וטכנולוגיות אוטומציה עסקית

כלי אוטומציה עסקיים פופולריים:

• Zapier – מערכת המחברת יישומים שונים והופכת את זרימת העבודה לאוטומטית בתחומי השיווק, המכירות ושירות לקוחות.
• Make (לשעבר Integromat) – אוטומצית זרימת עבודה, שיווק, פרסום, חיוב לקוחות ועוד, המתאימה לעסקים הזקוקים לגמישות.
• HubSpot & Salesforce – פלטפורמות CRM המאפשרות אוטומציה של תהליכי מכירה, תקשורת עם לקוחות ומעקב אחר נתונים.
• Microsoft Power Automate – מערכת המשתלבת עם כלים של חברת מייקרוסופט ויוצרת אוטומציה להודעות דוא”ל, אישורים ועיבוד מסמכים.
• UiPath – כלי אוטומציה של תהליכים רובוטיים לאוטומציה של משימות חוזרות לניהול פיננסי, משאבי אנוש ותפעול.
• Zoho CRM – פלטפורמה מבוססת ענן שהופכת משימות מכירות, שיווק, איסוף לידים ותמיכה בלקוחות לאוטומטיות.
• ActiveCampaign & Mailchimp – פלטפורמות אוטומציה של שיווק בדוא”ל המסייעות לעסקים לתזמן קמפיינים, לפלח קהלים ולהתאים אישית את המסרים וערוצי הפרסום.
• Monday.com & Asana – כלי זרימת עבודה וניהול פרויקטים המשתמש באוטומציה כדי להקצות משימות, לקבוע מועדים ולעקוב ביעילות אחר התקדמות הפרויקט.

טיפים לבחירת כלים ומערכות אוטומציה עסקית:

• לפני יישום אוטומציה, הגדירו באופן ברור את השלבים של כל התהליך. זרימת עבודה ממופה היטב מבטיחה מעב חלק וממזערת שגיאות.
• כדאי לבחור כלי אוטומציה בעלי יכולות אינטגרציה עם מערכות הארגון הקיימות.
• מומלץ לבחור כלים המתאימים ליעדי הארגון.
• מוטב להעדיף מערכות המציעות מודולריות ומדרגיות, כך שהפונקציונליות של המערכות תגדל ביחד עם צמיחת הארגון.
• העדיפו מערכות וכלי אוטומציה ידידותיים למשתמשים.
• ערכו השוואות מחירים והשוואת פונקציונליות ורק אז החליטו איזה כלי מתאים לכם.
• העדיפו פלטפורמות עם אינטגרציות API חזקות, המאפשרות זרימת נתונים חלקה.
• התחלו עם פרויקטי אוטומציה בקנה מידה קטן ולאט לאט בנו את המומחיות ועברו לקנה מידה גדול יותר.
• ציידו את הצוות במיומנויות הנדרשות לשימוש בכלי אוטומציה ביעילות. הכשרה מקיפה מטפחת ביטחון ומבטיחה שהעובדים יכולים למקסם את הפוטנציאל של טכנולוגיות חדשות.
• חקרו ובדקו באופן קבוע טכנולוגיות אוטומציה עסקית מתפתחות ושיטות עבודה מומלצות כדי להישאר תחרותיים.

זה הזמן להשקיע בעתיד שלכם!

הירשמו לתואר במנהל עסקים במרכז האקדמי שערי מדע ומשפט, שיהפוך אתכם למובילים באוטומציה עסקית.

בין אם אתם שואפים לייעל שרשרת אספקה, לחולל מהפכה בחווית הלקוחות או לייעל פעולות פיננסיות, תואר במנהל עסקים במרכז האקדמי שערי מדע ומשפט יקנה לכם הן ידע טכני וטכנולוגי והן את המומחיות הניהולית להוביל ארגונים לעתיד.

למידע על מסלולי התואר במנהל עסקים, הקליקו לעמוד פקולטה לניהול